trabalhe com inteligência, organize e seja mais produtivo
Conversamos muito sobre produtividade, automação, filosofias e aplicativos que nos tornam mais produtivos, mais somente o ato de organizar seu computador, colocar uma ordem lógica nos arquivos pode ser muito mais efetiva que todos os métodos juntos. Por mais que nossa bagunça seja ordenada, nada é melhor do que um sistema limpo, claro e voltado para máximo desempenho.
Vamos a algumas dicas de como melhorar a organização dos seus arquivos:
Separe seus documentos por pastas
Centralize todo seus documentos de trabalho em poucas pastas, cada uma com um conteúdo específico. Assim fica mais fácil de você localizar os arquivos que deseja rapidamente e fica muito mais prático para o seu sistema realizar um backup menor e mais consistente.
Uma boa dica é fazer as coisas aos poucos. Primeiro crie pastas separadas para cada tipo de conteúdo. Cada pessoa tem uma necessidade diferente de organização, por isso crie essas pastas de acordo com os conteúdos que são trabalhado em seu ramo de atuação.
Não é prático centralizar todas as fotos em uma única pasta gigante então crie pastas de acordo com o contexto. Por exemplo, um vendedor criar uma pasta chamada clientes, e em cada cliente centralizar todos os arquivos relativos a ele (fotos, documentos, planilhas, etc que podem ser distribuídas e sub pastas de tipo), um médico pode ter a pasta pacientes, etc. Isto já não funciona com um empresário, que pode ter uma pasta para cada tipo de produto que trabalha.
Nos computadores pessoais é bom ter uma pasta com fotos pessoais, organizada pela data em que as fotos foram tiradas e se possível por “ano”, “mês” e “dia” ou até mesmo por “data” e “evento”. Uma boa dica e fazer uma busca em todo o computador por imagens e se não estiverem sendo usadas em um aplicativo do sistema move-las para essa pasta, acabando com a bagunça e a desorganização e as centralizando em um só lugar. Como disse anteriormente, isso facilitará os programas ao fazerem o backup pois terão um só local para buscar esse conteúdo.
Ao criar pastas e arquivos, coloque um nome coerente
Os nomes dos arquivos devem ser consistentes, para que você após organizar seja capaz de encontrar a informação facilmente nas pastas e sub-pastas. Quando for nomear os seus arquivos, coisas como “documento001”, “planilha-principal”, “temporário” vão trazer transtornos para a sua vida no futuro, quando a pasta estiver cheia e nada mais faça sentido. Para máxima produtividade, nomeie seus arquivos para te dar uma ideia clara do seu conteúdo. O nome “faturacb1.docx” não vai te dar quase nenhuma ideia do que está dentro dele, mas “fatura Casas Bahia 2016 Jan.docx” vai lhe dizer exatamente o que é o arquivo sem nem precisar abri-lo. Da mesma forma “Foto001.jpg” e uma forma vaga de renomear “Foto 001 –Férias 2010 – Bahia – 001.jpg”.
Livre-se do lixo e de redundância
Faça uma varredura em todo o seu sistema a procura de arquivos duplicados ou sem finalidade, como várias versões de instaladores do mesmo software, fotos repetidas em pastas diferentes, arquivos de log, etc. Hoje em dia espaço não é mais problema, pois temos HDs de mais de 3 terabytes a preços relativamente baixos, mas essa quantidade de arquivos redundantes pode lhe causar dores de cabeça, como quando você edita um documento de texto e tem dificuldade em localizar o documento editado para enviar por e-mail existem várias cópias dele em diversos locais e acaba enviando uma copia um que não foi mexida.
Recomendo fortemente que que instale um aplicativo no seu computador com a funcionalidade de localizar essas cópias e não usar o “localizar”+”recortar”+”colar”, já que a busca do sistema em sí não te dá muitas pistas do que é cada arquivo e se ele é mais atual ou não. De qualquer forma, quando você terminar de separar o conteúdo, muitos dos arquivos idênticos serão descobertos e poderão ser apagados com segurança. Outras vantagens de usar um software próprio para isso é que ele localiza fotos similares (algumas que você tenha tirado da mesma pessoa para escolher a melhor) e até mesmo te sugere quais devem ser apagadas.
“Limpe” o seu Desktop
Não preciso explanar muito sobre isso. Um desktop lotado de coisas é como uma mesa de trabalho cheia de “tralhas”, só a visão já causa uma tristeza psicológica e um belo convite a procrastinação.
Backup, redundância, sincronia. Não perca seus dados
O profissional que trabalha comigo, responsável pela área de hardware e banco de dados de nossa empresa tem a seguinte filosofia:
“Existem somente dois tipos de pessoas: as que já perderam seus dados e as que ainda vão perder”.
Backup é essencial, faça dois do mesmo conteúdo em locais separados: DVDs, HDs portáteis, Pen Drives, na “nuvem” (nos armazenamentos da internet como DropBox, Flckr, etc), pois se um sistema falhar o outro ainda terá seus dados preciosos. Sempre sincronize suas listas para que estejam sempre a mão, como a sua agenda de contatos, que quando sincronizada em serviços como o “Google Contatos” vai estar disponível em seu tablet, Smartphone, PC, Mac, geladeira inteligente, no computador de bordo do carro, no seu relógio inteligente e em qualquer outro dispositivo que trabalhe com esse serviço online. Se seu telefone celular “morrer” ou for roubado, por mais que lamente o valor dele, sua decepção não será completa pois terá certeza que seus dados estarão seguros em outros locais.
Para finalizar, mais um ditado sobre o backup:
“Quem tem somente um backup na verdade não tem nenhum”.
Então é isso, siga essas dicas e num futuro próximo, quando a urgência bater e você precisar ter a mão aquele velho arquivo há muito esquecido, a partir de seu computador super organizado, limpo e com backup realizado, conseguirá localizá-lo com rapidez, segurança e com a versão mais atualizada. Pense nisso e mãos à obra, vamos organizar!