Os eventos, tarefas, lembretes e projetos são as ferramentas importantes para a sua organização, pois são as ferramentas que você vai usar para o gerenciamento do seu tempo.
Eventos, tarefas, lembretes e projetos não são a mesma coisa. Muitas vezes as pessoas tem dificuldade para se organizar por não saber a diferença entre eles, coisa fundamental para começar a sua organização pessoal. Quando você vai cadastrar um compromisso, uma necessidade, um evento, etc na sua agenda eletrônica (como a Google Agenda por exemplo) você tem essas 4 opções, por isso é essencial deixarmos bem claro que tarefas, eventos, lembretes e projetos parecem ser sinônimos mas na verdade são conceitos bem diferentes, e quando usados com inteligência lhe permitem distribuir melhor o seu tempo e ter mais vida livre para se dedicar ao que ama fazer.
Tarefas
“A tarefa é algo que exige uma ação, normalmente organizadas nas check lists”
A tarefa é alguma coisa que precisa ser analisada e concluída. Pode ter uma data limite para a conclusão ou pode também não ter uma data exata para ser concluída. Elas fazem parte da sua lista de atividades necessárias durante o dia e devem ser baseadas em ações físicas, que estimulem a realização fácil da mesma.
Bons exemplos:
- Ligar para cancelar a assinatura do jornal de papel.
- Passar no mercado para comprar para comprar frutas.
- Comprar uma roupa nova para a festa de formatura.
As tarefas devem ser claras e organizadas de acordo com o seu tempo, local e energia pra trabalhar nelas disponíveis. Sé possível tente colocar nelas um status de execução: Se foi ou não iniciada, em execução, cancelada, aguardando retorno e completa.
As tarefas devem ser evitadas ao máximo de serem incluídas na agenda de papel, pois como são dinâmicas e dependem de alguns fatores para serem cumpridas (como sua energia no dia) acabam te obrigando a reagendar o mesmo “compromisso” várias vezes na semana, gerando uma frustração. Elas devem colocadas em listadas, em cartões ou post-its ou em aplicativos específicos de tarefas.
Eventos
“O evento e algo que precisa ter data, hora e duração definidos, normalmente organizados nas agendas“
Um evento em sua agenda é um compromisso, algo que irá efetivamente ocupar o seu tempo e por isso precisa ter data, hora e duração definidos, ou seja possuem tempo determinado para início e fim, com data e hora certas. São as consultas marcadas, as reuniões, as aulas com horário fixo, etc. Somente esses compromissos devem estar em sua agenda diária.
Deixe para anotar na agenda apenas os compromissos. Se possível, marque o tempo de duração do mesmo.
Projetos
“Projeto é um conjunto de tarefas”
O projeto é uma tarefa grande, que envolve vários passos para ser cumprida. Cada passo é uma tarefa particular, algumas podem ser delegadas, serem concluídas simultaneamente ou em sequência.
Numa definição mais técnica, projetos são compostos de duas ou mais ações e recursos necessários para concluir uma tarefa. Tal tarefa não é rotineira e tem data e hora definida.
Um projeto difere de uma metas porque ele possui um deadline (prazo para conclusão) já as metas são definidas em um tempo futuro, quando ai sim viram projetos. Quanto mais documentado, definido e detalhado for o projeto, mais fácil fica a execução de seus sub projetos (tarefas).
Lembretes
“O lembrete é um alarme“
O lembrete é um evento que irá pular na tela de seu dispositivo num momento exato que você terá de realizar alguma ação. É o mais simples dos 4 e é mais voltado para o mundo eletrônico. Como exemplo podemos colocar um lembrete de tomar uma medicação ou de se hidratar durante o dia.
Vamos as definições de como usar com praticidade cada tipo de agendamento:
Caso 01:
Segunda feira às 08 horas você tem uma reunião com a diretoria da sua empresa. Isso deve ser cadastrado como um evento na sua agenda (data e hora definidos). Você só tem que estar presente mas vai ter que ficar um tempo ocupado por lá. A reunião será sobre um aplicativo novo que a empresa desenvolveu e você obrigatoriamente terá que ter usado esse app em seu celular para opinar. Então você deve instalar o aplicativo antes da segunda feira e pelo menos se cadastrar nele. Instalar o aplicativo e realizar o cadastro no mesmo é uma tarefa, e nesse caso, ela precisa ser finalizada até dia até as 22 horas do domingo.
Caso 02:
Hoje é segunda feira e você vai a uma festa de casamento no Sábado. É um evento que você estará ocupado. Para ir a festa você tem que comprar um presente e o Shopping fecha as 22 horas da sexta feira. Comprar o presente é uma tarefa, pois você terá de segunda até sexta feira para realizar essa ação (não tem data definida mas tem data limite para realizar). É interessante você programar um lembrete no aplicativo de GPS de seu celular para que se você passar perto do shopping durante a semana ele te lembre de que você tem uma tarefa a cumprir nesse local.
Caso 03:
Você tem que organizar a festa de aniversário do PET dos seus filhos. O bolo é responsabilidade sua. A festa é um compromisso. Fazer o bolo de aniversário é uma tarefa complexa por isso podemos definir como um projeto. Resumindo, as sub tarefas desse projeto seriam:
- tarefa A: fazer a compra dos ingredientes,
- tarefa B: pegar o design do bolo
- tarefa C: fazer o recheio
- tarefa D: fazer a cobertura
- tarefa E: Colocar no forno
A tarefa A e B podem ser feitas simultaneamente pois você vai delegá-las uma para membros da família enquanto prepara a cozinha. As tarefas C e D devem ser feitas simultaneamente mais somente depois das duas primeiras, sendo que você colocou um lembrete (alarme) no celular para te avisar quando passassem 30 minutos da massa do recheio descansando, e a tarefa E só poderá ser feita depois que as tarefas A, B, C e D forem concluídas. Novamente você vai colocar um lembrete que daqui a 50 minutos terá que tirar o bolo do forno. Ao terminar a tarefa E o projeto fazer um bolo estará completo.
Sim, no início é meio complicado, mas com um tempo se organizando, usando sua agenda e seu aplicativo de tarefa, as coisas vão ficando cada vez mais claras. Qualquer dúvida, coloque aqui na área de recados e bom planejamento.