Por ter um leve TDA (como se diz na psicologia moderna) eu sou uma pessoa com o raciocínio rápido, mas não consigo guardar nada na cabeça: nem leituras, nomes e poucos rostos; não consigo lembrar de todas as tarefas que devo realizar durante o dia e constantemente perco o foco de minhas obrigações (quantas vezes me peguei realizando tarefas irrelevantes esquecendo que estava realizando algo importante).
Para manter uma vida produtiva com essas condições pessoais eu uso algumas rotinas que me deixam extremamente produtivo e me fazem não esquecer de nada importante.
Antes de começar, quero definir que a tarefa principal, que preciso me concentrar e não posso esquecer nunca durante dia é somente uma única tarefa:
consultar constantemente minhas listas de tarefas para ver qual o meu próximo passo. No passado era complicado, mas hoje em dia com o smartphone, que está sempre comigo, essa tarefa passou a até ser prazerosa (uma musiquinha bem sugestiva de algum game dos anos 80 para os alarmes durante o dia se juntam com a sensação prazerosa de dar o check em alguma lista).
Vamos então a 10 ações que realizo para me manter produtivo durante o dia:
1. Anote suas ideias
O ser humano não funciona muito bem com multitarefas. Por isso anote tudo que vier a sua mente, mesmo que pareça algo sem sentido ou irrelevante.
É benéfico esvaziar regularmente sua cabeça de todas as coisas que você precisa lembrar e fazer todos os dias. Liste tudo no melhor formato que funcione pra você (bloco de notas, moleskine, evernote, etc) e tire tudo da cabeça, assim você consegue se manter focado na tarefa que está desenvolvendo.
2. Crie checklists
Faça listas com suas tarefas, classificando as coisas mais importantes a serem feitas durante o dia. Algumas tarefas exigem mais passos para serem realizadas, dependem de algumas pessoas ou da finalização de tarefas externas para serem concluídas, então elas deverão ser incluídas em sua lista como sub tarefas.
3. Defina um tempo fixo para cada tarefa
Estou falando do método pomodoro: estipule um prazo de realização para cada tarefa. Comprometa-se a fazer a tarefa nesse tempo com concentração total, e em seguida permita-se um intervalo. Trabalhar com um timer pode ajudar a trabalhar o foco e os impulsos.
Eu faço intervalos assim: 45 minutos de foco e 10 minutos de descanso (no terceiro descanso eu separo meia hora), mas cada pessoa funciona melhor com seus próprios intervalos, que são conseguidos através de tentativa e erro. Para ter uma ideia melhor desta técnica estude sobre “técnica de pomodoro”.
4. Foque no que é mais importante
Todos os dias pela manhã identifique as três tarefas mais importantes que você precisa terminar (com maior impacto e prioridade máxima) e termine-as de imediato. Além do progresso, você começa o dia com a sensação de realização, o que gera motivação extra para fazer mais coisas.
Sugeri o número de três compromissos, mas isso vai depender da natureza de suas ocupações, recursos, do seu tempo destinado ao trabalho e da sua energia disponível durante o dia.
5. Categorize as tarefas
Quando há diversas tarefas que exijam o mesmo nível de atenção, organize-as em categorias. Será mais fácil de executá-las quando você estiver preparado para aquela natureza de obrigações (por exemplo: coloque todos os itens “comprar” juntos e puxe a lista quando for no mercado ou no shopping).
6. Respeite a regra dos dois minutos
David Allen (autor de Getting Things Done) escreveu em seu livro que qualquer tarefa que possa ser resolvida em dois minutos deve ser executado de imediato (se você possuir os recursos para ativá-la, é claro), caso contrário deixe ela organizada para ser feita depois, delegue para um colaborador ou simplesmente delete.
7. Dividir para conquistar: comece com a as partes menores
Quando você tem uma tarefa grande e complexa, é fácil ficar preocupado e inventar desculpas para evitar lidar com a questão.
Para evitar isso, quebre o projeto em tarefas, e essas por sua vez em passos ainda menores para ser mais fácil de executar. Já que a tarefa é tão pequena que só irá levar um momento, você terá mais disposição para dar prosseguimento ao projeto.
8. Defina um senso de urgência
Desenvolva o hábito de impor prazos para si mesmo(a). Crie penalidades para quando não realizar as tarefas que definiu durante o dia e habitue-se a considerá-las importantes para você. Sem desculpas.
9. Reserve um tempo para estudar e se motivar:
Em algum momento do dia, de preferência quando não conseguir se motivar, encontre um podcast de produtividade, um TED talk motivacional ou até mesmo converse com algum colega de trabalho que tenha alta performance sobre o assunto. Meia hora do seu dia é o suficiente para se conectar com uma fonte de motivação.
10. Recrute um parceiro:
Quando nada mais der certo e você estiver tendo dificuldades para terminar suas tarefas, largue o orgulho de lado e procure um parceiro(a) que possa te ajudar a manter o controle das responsabilidades.
